メモはきれいでなくても

作業メモには、後から確かめたい数字や順番を残します。

説明を全部書こうとして、話についていけなくなることはありませんか。作業メモは、きれいな文章より「後で何を確認したいか」が分かる形を目指せます。

新聞やチラシの準備なら種類と枚数を分ける

新聞配達では、新聞やチラシの枚数を確認し、折り込みから配達まで取り組みます。準備の説明をメモするなら、種類、必要な枚数、確認する順番を分けて書くと、後から質問する場所が見つけやすくなります。

数字は推測で埋めず、その日の指示を聞いて記入します。書いた数字が合っているか不安なら、メモを見せて確認しましょう。

書くより見比べる方が分かりやすいことも

向きや折り方は、文章にしにくい場合があります。実物を見ながら確かめたり、メモに矢印を描いたりすれば、言葉だけでは残しにくい向きも見返せます。見本や手順表を使えるかは、担当の人と相談してください。

大切な情報の持ち出しには注意する

配達先など、仕事で扱う情報を個人のメモやスマートフォンに写してよいかは、先に確認が必要です。撮影や持ち帰りを自己判断せず、メモの保管場所も聞いておきましょう。

手順が変わったら古いメモを区別する

昨日と今日で枚数や手順が違う場合は、以前のメモをそのまま使わず、どの作業に使う記録かを確認します。日付や品物の種類など、その場で必要とされる目印を添えれば、別の指示と取り違えにくくなります。

訂正するときは、古い数字と新しい数字のどちらを使うか分かる形にします。書き直すか、別紙にするかなど、担当者が確認しやすい方法を尋ねましょう。仕事の情報を記録・保管する場所の決まりも守ってください。